Sociale veiligheid

Richtlijn aanstellen vertrouwenscontactpersonen

1. Doelstelling
Dit protocol heeft als doel om richtlijnen te bieden voor het aanstellen, ondersteunen en functioneren van vertrouwenspersonen binnen MIKpunt. De vertrouwenscontactpersonen zijn beschikbaar voor leden die problemen of zorgen ervaren in verband met sociale veiligheid, zoals intimidatie, pesten, discriminatie of ongepast gedrag.

2. Taken van de Vertrouwenscontactpersoon
De vertrouwenscontactpersoon heeft de volgende taken:

• Het bieden van een luisterend oor en ondersteuning aan leden met persoonlijke problemen of klachten.
• Het geven van advies over vervolgstappen, zoals interne oplossingen of doorverwijzing naar externe hulp.
• Het borgen van de vertrouwelijkheid van de gesprekken en informatie van de leden, tenzij er sprake is van een situatie waarbij het noodzakelijk is om derden in te schakelen (bijvoorbeeld bij dreiging van gevaar voor een persoon).
• Het registreren van anonieme klachten voor rapportage en analyse zonder details vrij te geven die de privacy van betrokkenen schenden.

3. Profiel van de Vertrouwenscontactpersoon
Een vertrouwenscontactpersoon dient aan de volgende criteria te voldoen:

• Beschikt over goede communicatieve vaardigheden en empathie.
• Heeft de capaciteit om onafhankelijk en objectief te handelen.
• Is goed bekend met het beleid van de vereniging met betrekking tot sociale veiligheid.
• Heeft geen directe bestuursfunctie of positie die belangenverstrengeling kan veroorzaken.

4. Selectieprocedure
De selectie en aanstelling van vertrouwenscontactpersonen wordt verricht voorafgaand aan de tweede Algemene Ledenvergadering (ALV) en verloopt als volgt:

• Selectie door het Oud Bestuur: Het bestuur voorafgaand aan het huidige bestuur is verantwoordelijk voor de selectie van de vertrouwenscontactpersonen.
• Samenstelling van de Selectie: De vertrouwenscontactpersonen worden geselecteerd uit de leden van het huidige bestuur.
• Diversiteitseis: Het oud bestuur selecteert twee vertrouwenscontactpersonen, waarbij beide personen van verschillend geslacht zijn.
• Bekendmaking binnen Bestuur: Voorafgaand aan de tweede ALV is binnen het bestuur al bekend welke kandidaten worden voorgedragen als vertrouwenscontactpersonen.
• Officiële Bekendmaking op de ALV: Tijdens de ALV worden de geselecteerde vertrouwenscontactpersonen officieel bekendgemaakt aan de leden van de vereniging.

5. Training en Ondersteuning Bij aanstelling zullen de vertrouwenscontactpersonen een cursus volgen. Deze cursus geeft training in vertrouwelijkheid en manieren waarop juist contact opgenomen kan worden. Daarnaast worden de vertrouwenscontactpersonen ondersteund door de vertrouwenscontactpersonen van de UvA en/of AMC.

6. Duur van de Functie
Vertrouwenscontactpersonen worden aangesteld voor een periode van 1 bestuursjaar. Gedurende deze periode worden ze ondersteund door het bestuur en andere betrokkenen.

7. Vertrouwelijkheid en Rapportage

• Alle gesprekken tussen de vertrouwenscontactpersoon en een lid zijn vertrouwelijk, tenzij er sprake is van gevaar voor het lid of anderen.
• De vertrouwenscontactpersoon rapporteert jaarlijks, anoniem en zonder persoonlijke gegevens, aan het bestuur over het aantal en type meldingen. Deze rapportage wordt gebruikt om het beleid van de vereniging te verbeteren.

8. Klachtenprocedure tegen de Vertrouwenscontactpersoon
Indien er klachten zijn over het functioneren van de vertrouwenscontactpersoon, kunnen leden een klacht indienen bij het bestuur. Het bestuur zorgt voor een onafhankelijk onderzoek en treft, indien nodig, passende maatregelen.9. Evaluatie van het Protocol
Dit protocol wordt jaarlijks geëvalueerd door het bestuur en de vertrouwenscontactpersonen om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de behoeften van de leden en de sociale veiligheid binnen de vereniging waarborgt.

 

Richtlijnen voor Incidentafhandeling en Communicatie tussen Vertrouwenspersoon en Bestuur

8. Doelstelling
Dit protocol beschrijft de stappen die het bestuur en de vertrouwenspersonen moeten ondernemen wanneer een lid van de studievereniging een incident meldt dat gerelateerd is aan sociale veiligheid. Het waarborgt een zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van klachten, afhankelijk van de wens van de melder.

8. Incidentenmeldingen en Communicatie
Wanneer een lid een incident meldt bij een vertrouwenscontactpersoon, kan de melder op drie verschillende manieren kiezen hoe zij/hij het incident verder wil afhandelen. De vertrouwenspersoon volgt de voorkeur van de melder, tenzij er sprake is van een situatie waarin direct ingrijpen noodzakelijk is (bijvoorbeeld gevaar voor het lid of anderen). Hieronder worden drie scenario’s uitgewerkt.

 

Scenario 1: Melder wil anoniem blijven

1. Melding bij de Vertrouwenspersoon
   De melder geeft aan de vertrouwenspersoon door dat zij/hij anoniem wil blijven voor het bestuur.
2. Vertrouwelijkheid
   De vertrouwenspersoon bespreekt de situatie zonder de identiteit van de melder vrij te geven. De vertrouwenspersoon kan details van het incident, zonder persoonsgegevens, delen met het bestuur om eventuele verdere acties te bespreken.
3. Acties van het Bestuur
   Het bestuur kan op basis van de anonieme melding algemene beleidsaanpassingen overwegen of een onderzoek starten zonder directe betrokkenheid van de melder.
4. Rapportage en Documentatie
   De vertrouwenspersoon registreert het incident anoniem en stelt hiervan een beknopt rapport op voor interne analyse en evaluatie zonder persoonsgegevens te vermelden.

 

Scenario 2: Melder wil samen met de vertrouwenspersoon in gesprek met het bestuur

1. Gezamenlijk Gesprek
   De melder en de vertrouwenspersoon voeren samen een gesprek met het bestuur over het incident. In dit gesprek treedt de vertrouwenspersoon op als ondersteuning voor de melder, waarbij de vertrouwenspersoon de belangen en gevoelens van de melder vertegenwoordigt.
2. Voorbereiding
   Voorafgaand aan het gesprek bespreekt de vertrouwenspersoon met de melder welke informatie zij/hij wil delen met het bestuur, welke stappen worden voorgesteld en welke grenzen moeten worden gerespecteerd.
3. Acties van het Bestuur
   Op basis van het gesprek onderneemt het bestuur passende stappen, zoals het ondernemen van disciplinaire maatregelen, het organiseren van bemiddeling of het aanpassen van beleid. De melder wordt op de hoogte gehouden van de voortgang.
4. Opvolging
   De vertrouwenspersoon blijft na het gesprek beschikbaar voor verdere begeleiding en ondersteuning van de melder. De voortgang van de afspraken en maatregelen wordt gemonitord en geëvalueerd.

 

Scenario 3: Melder wil zelf in gesprek met het bestuur

1. Direct Gesprek met Bestuur
   De melder geeft aan het incident zelf met het bestuur te willen bespreken, zonder tussenkomst van de vertrouwenspersoon. In dit geval stelt de vertrouwenspersoon zich terughoudend op, maar blijft beschikbaar voor advies.
2. Vertrouwelijkheid
   De melder kan in het gesprek aangeven welke delen van de melding vertrouwelijk moeten blijven. Het bestuur respecteert deze wensen en zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke betrokkenen worden geïnformeerd.
3. Acties van het Bestuur
   Na het gesprek besluit het bestuur welke stappen nodig zijn, op basis van de informatie die de melder heeft gedeeld. Dit kan variëren van een intern onderzoek tot het treffen van disciplinaire maatregelen of beleidswijzigingen.
4. Opvolging
   De vertrouwenspersoon kan, indien gewenst, na het gesprek door de melder opnieuw worden ingeschakeld voor verdere ondersteuning of evaluatie. Het bestuur communiceert rechtstreeks met de melder over de genomen stappen.

 

4. Algemene Vertrouwelijkheid en Documentatie

• In alle scenario’s waarborgt de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid van de gesprekken, tenzij de melder expliciet toestemming geeft om informatie te delen of wanneer er sprake is van een dreigende situatie.
• Het bestuur zorgt ervoor dat alle incidenten zorgvuldig worden gedocumenteerd, zonder privacygevoelige informatie zonder toestemming van de melder vast te leggen.
• Het bestuur maakt, indien nodig, gebruik van externe adviseurs of professionals indien een incident complex of gevoelig ligt.

4. Evaluatie en Bijsturing
Na de behandeling van een incident wordt het proces geëvalueerd door zowel de melder, de vertrouwenspersoon en het bestuur. Deze evaluatie kan leiden tot aanpassingen in het protocol om in de toekomst beter met soortgelijke incidenten om te gaan.

Vertrouwenscontactpersonen

Anne de Boer – 06 13 75 75 63

Joël van der Roest – 06 20 90 15 61

E-mail: vertrouwenscontactpersoon@mikpunt.org